Tien tips voor een gemeentelijke begroting, met eigenaarschap in de lijn

Hoe zet je een gemeentelijke begroting gestructureerd op, en creëer je eigenaarschap?

De begroting is een belangrijk sturingsinstrument voor de gemeenteraad. In de begroting worden de budgetten per beleidsveld vastgesteld. Met het vaststellen van de begroting geeft de raad het college opdracht om de inhoudelijke doelen te realiseren binnen de gestelde (financiële) kaders.

In de begroting van een gemeente is geld niet het belangrijkste. Het gaat vooral om de maatschappelijke doelen die je wilt realiseren. Geld is een schaars middel en bepaalt wel mede het tempo waarin doelen gerealiseerd kunnen worden. Naast geld wordt het tempo ook bepaald door de capaciteit die beschikbaar is (formatie, inhuur en mogelijkheden bij leveranciers).

Uiteraard is het wel van belang dat er gestuurd wordt op een gezonde financiële positie. Daarin is de rol van financiën belangrijk.

Zonder volledig te zijn: hier volgen tien tips bij het opstellen van een begroting voor een gemeente:

1. Zet een heldere programmastructuur neer.

Een programma omvat een aantal samenhangende doelen. Het programma deel je in naar de 4 W-vragen. Daarbij denken we aan: Wat willen we bereiken? Wat gaan we daarvoor doen? Wie helpt daarbij? En: Wat mag het kosten?

Het gaat dan om de ambities, de doelen en activiteiten. Denk bij ambities aan lange termijn zaken. De doelen worden al concreter en meetbaar. Met activiteiten richt je je op korte termijn werkzaamheden die je doet om doelen te realiseren.
Voor de activiteiten schrijf je op wat het inhoud, wanneer het gereed is, waar de dekking vandaan komt en welke risico’s het doel in de weg staan.
De ambities, doelen en activiteiten komen rechtstreeks uit het meest actuele beleid. Dat heeft de raad al vastgesteld. In de begroting komt al het beleid samen en volgt er een integrale afweging: hoeveel geld is er beschikbaar? En hoe verdelen we dat over alle ambities?
Als je hier uitgaat van het aanwezige actuele beleid creëer je eigenaarschap in de lijn. De begroting moet je niet los zien van het beleid! We doen dit niet naast het beleid.

2. Voor een goede politieke afweging is het nodig dat je in de gemeentebegroting actuele informatie verwerkt.

Informatie op basis van actuele beleidsplannen en prognoses. Zorg dus voor een aansluiting met het inhoudelijk beleid.

Je houdt rekening met inflatie, loon- en prijsstijgingen, vastgestelde verhogingen van belastingen en leges. Deze uitgangspunten zijn reeds vastgesteld door de raad in een kadernota (of perspectief nota).
Ook hou je rekening met het meerjarig investeringsplan en de actuele grondexploitaties (MIP en MPG).
Zorg dat de meerjarige onderhoudsplannen up to date zijn en de financiële vertaling meegenomen wordt in je begroting.

3. Voor een goed financieel inzicht maak je een overzicht van baten en lasten.

Je brengt alle verwachte baten en lasten in beeld.

4. Als onderdeel van een begroting wordt er vaak geld vrijgemaakt voor nieuw beleid.

Sommige gemeenten noemen dat ‘Prioriteiten’. Maak per nieuw beleidsitem inzichtelijk:

Welk doel uit de begroting het ondersteunt en of dat gepaard gaat met een (meerjarig) incidenteel budget of een structureel budget.
En of dit gepaard gaat met investeringen (ook wel kredieten genoemd). Het is van belang om deze posten goed onderbouwd en inzichtelijk te maken. Dit zijn belangrijke onderwerpen voor het politieke debat!

5. Heb oog voor ambities en doelen die prioriteit hebben.

Dat vraagt politieke sensitiviteit. Het helpt bij het maken van keuzes en scenario’s in de begroting. De prioriteiten die je opneemt in de begroting leer je kennen uit de dialoog met de raad. Deze wordt gevoerd voor en tijdens de kadernota en bij belangrijke beleidsstukken die door de raad worden vastgesteld.

6. Breng reserves en voorzieningen in beeld. En zorg voor een helder beleid daarop.

De mutaties in de begroting op deze onderwerpen moeten aansluiten met het beleid uit je nota reserves en voorzieningen en met de financiële verordening.

7. Zorg dat je goed zicht hebt op de geplande aflossingen op leningen en ook hoeveel er aangetrokken wordt.

Voor wat betreft de treasury functie is dat belangrijk. Een kasstroomprognose helpt daarbij. Stel uitgangspunten vast voor de rente die je begroot op aan te trekken leningen.

8. Begroot zo realistisch mogelijk.

Met name de investeringen en bijbehorende kapitaallasten. Zorg ervoor dat die niet onnodig veel budget vasthouden in je begroting.

9. Monitor ontwikkelingen en zorg dat de raad tijdig geïnformeerd wordt over veranderingen.

Na het opstellen van de begroting kan het zijn dat er nieuwe informatie is met een materiële impact op de begroting. Stel zo nodig de begroting bij.

Begrotingswijzigingen voorzie je van onderbouwing en besluitvorming. Zo kan je tegelijk met de begroting al een eerste begrotingswijziging indienen bij de raad. Sommige gemeenten verwerken daar bijvoorbeeld de mutaties van de septembercirculaire in.
Leg voor jezelf vast hoe je de mutaties van deze circulaire verwerkt in de begroting. Doe je dat direct al in de primaire begroting of in een eerste begrotingswijziging?

10. Draag zorg voor compacte en leesbare paragrafen.

Organiseer per paragraaf dat de vakinhoudelijk specialist(en) betrokken is bij het opstellen van de paragraaf en dat eventueel gepresenteerde teksten en cijfers aansluiten bij de rest van de begroting. Laat ballast, zoals procesinformatie en details achterwege.

Deze tien tips geven je handvaten en helpt bij dit proces.

Wil je meer leren over de Planning en control bij gemeenten, en de regelgeving rond Gemeentefinanciën? Word dan lid van het Leernetwerk Planning en Control binnen het Finoliaportaal. Hét leernetwerk voor vakgenoten van Gemeentefinanciën. In ons Leernetwerk Planning en Control delen we o.a. een voorbeeld van een Management Control Raamwerk.

Auteurs: Jan Willem Duifhuis en Hilko de Boer (betrokken bij de leernetwerken van het Finoliaportaal)