Eén van de wijzigingen van de boekhoudregels voor lokale overheden is dat ze vanaf dit jaar de kosten van overhead centraal moeten bijhouden in plaats van op beleids- of afdelingsniveau. Doel van de aanpassing van het zogeheten Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is dat de kostentoerekening transparanter wordt, waardoor de gemeenteraad op eenvoudige wijze meer inzicht krijgt in de totale kosten van de overhead voor de gehele organisatie. Op grond daarvan zouden raadsleden dan beter in staat moeten zijn op de overheadkosten te sturen. Daarnaast moet een vergelijking mogelijk worden met de overheadkosten van andere gemeenten.
Een inventarisatie van de gemeentelijke overheadkosten in de begrotingen voor 2017 laat dusdanig grote verschillen tussen gemeenten zien, dat ernstige vraagtekens kunnen worden gezet bij met name die beoogde vergelijkbaarheid. Dat is althans de conclusie van Hilko de Boer, financieel specialist van de gemeente Barneveld. Hij zette 25 begrotingen voor 2017 op een rij, van zowel kleine als grote gemeenten. De erin genoemde overheadpercentages blijken uiteen te lopen van 7 (Almelo) tot liefst 84,2 procent (Urk). De oorzaak achter zulke grote verschillen: een andere rekenmethodiek. De gemeente Leusden werkt in de begroting met liefst drie verschillende overheadspercentages.
Door het gebruik van verschillende rekenmethoden, lijkt het onderling vergelijken van gemeenten weinig zin te hebben. Accountant Rein-Aart van Vugt van Deloitte en tevens lid van de commissie BBV, kan dergelijke grote verschillen desgevraagd niet verklaren. Het vraagt volgens hem echt om nader onderzoek in hoeverre de definitie van overhead juist is toegepast. ‘Het enig verschil dat kan ontstaan is, dat als gemeenten veel taken hebben uitbesteed aan Gemeenschappelijke Regelingen en andere verbonden partijen en de aanname of verwachting is dat deze gemeenten minder overhead hebben. Ze zijn vermoedelijk ‘platter’ georganiseerd’, aldus Van Vugt. Wat volgens hem ook nog kan verschillen is dat als een gemeente heeft besloten overhead toe te rekenen aan grondexploitaties en investeringsprojecten. Die toerekening komt dan in mindering komt op de lasten van overhead. Om dat wel of niet te doen, is een keuze van een gemeente.
Gemeenten zijn namelijk vrij in de keuze van de rekenmethode, zolang die gehanteerde methode maar wordt vastgelegd in een financiële verordening. Volgens Hilko de Boer is geen enkel raadslid gediend met het gebruik van verschillende rekenmethodieken naast elkaar. ‘Dat maakt het in elk geval niet transparanter. Bovendien, als je jouw gemeente met een andere gaat vergelijken, weet je op deze manier niet wat je vergelijkt. Ja, je hebt er hooguit wat aan voor je eigen gemeente, dat wil zeggen als jaar op jaar dezelfde systematiek wordt gebruikt. Dan rolt daar een trendmatig beeld uit, waar je als raad – en organisatie – iets van kunt vinden. Maar waarom niet één methode voor alle gemeenten? Daar zou ik direct vóór zijn. Natuurlijk hou je ook dan verschillen, bijvoorbeeld tussen een regiegemeente die veel uitbesteedt en een gemeente die zelf veel doet’, aldus De Boer.
Interessant is de vraag hoe de accountant straks omgaat met de manier waarop gemeenten de overhead verantwoorden bij de controle van de jaarrekeningen over 2017. Daarin namelijk is de separate weergave van de overhead voor het eerst verplicht. De accountant zal moeten toetsen of de kosten die bij overhead zijn verantwoord, voldoen aan de definities zoals afgesproken. Van Vugt: ‘Het is een spannende vraag of de definities wel juist zijn toegepast. Daar zit immers geen externe controle op.’
De provincies als toezichthouders op de gemeentefinanciën zullen er niet zo’n punt van maken. Bij de controle van de gemeentebegrotingen waren de grote onderlinge verschillen in overheadkosten – ‘alles tussen 20 en 80 procent’ – ze ook al opgevallen. ‘Maar wij kijken vooral naar of de begrotingen structureel in evenwicht zijn. Dat de overheadkosten per gemeente anders worden weergegeven, heeft geen invloed op wat er uiteindelijk onder de streep staat’, zegt Teco Noordegraaf, coördinator financieel toezicht van de provincie Brabant.
