Gemeenten, Provincies en Waterschappen hebben vaak te maken met verschillende organisaties en instellingen waarmee ze samenwerken om hun taken uit te voeren. Deze samenwerkingsverbanden worden verbonden partijen genoemd en kunnen een belangrijke rol spelen in het realiseren van gemeentelijke doelstellingen.
Het is essentieel dat gemeenten grip hebben op deze verbonden partijen, zowel om de doelstellingen te bereiken als om risico’s te beheersen. In dit artikel zullen we kort uitleggen wat verbonden partijen zijn, met name vanuit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).
We zullen ook ingaan op de afwegingen die gemeenten kunnen maken bij deelname aan een verbonden partij en de bijbehorende risico’s.
Tot slot zullen we bespreken hoe gemeenten risicogericht kunnen sturen op verbonden partijen door gebruik te maken van verschillende sturingsarrangementen.
Een verbonden partij is een organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en financieel belang heeft. Dit belang kan voortkomen uit zeggenschap en uit financiële deelname. Het BBV, dat de regelgeving voor de gemeentelijke begroting en jaarrekening bevat, definieert een verbonden partij als volgt: “Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en financieel belang heeft.” Hierbij kan gedacht worden aan gemeenschappelijke regelingen, stichtingen, verenigingen, nv’s en bv’s waarin de gemeente participeert.
Gemeenten kunnen verschillende afwegingen maken voordat ze besluiten deel te nemen aan een verbonden partij. Een belangrijke overweging is of deelname aan de verbonden partij noodzakelijk is om gemeentelijke doelstellingen te bereiken. Het kan bijvoorbeeld gaan om samenwerking op het gebied van sociale woningbouw, afvalverwerking of regionale ontwikkeling.
Daarnaast kan deelname aan een verbonden partij efficiëntievoordelen opleveren, zoals kostenbesparingen, gedeelde kennis en expertise, en betere dienstverlening aan burgers. Voor het vrijwillig aangaan van verbonden partijen zijn de volgende beleidsuitgangspunten vast te stellen:
Na het vaststellen van uitgangspunten helpt het om met een afwegingskader te werken. Een afwegingskader geeft richting aan het wel of niet werken in het een verbonden partij. Dit zien wij als een eerste stap en kan er als volgt uitzien:
Figuur 1: voorbeeld afwegingskader verbonden partijen
De tweede stap is dan de afweging in welke vorm de verbonden partij ingericht moet worden. Is dat een Gemeenschappelijke regeling, een BV of een andere vorm? Ook daarin werken we met een soortgelijk afwegingskader om te komen tot de best passende (juridische) vorm.
Hoewel deelname aan een verbonden partij voordelen biedt, brengt het ook risico’s met zich mee. Gemeenten moeten zich bewust zijn van deze risico’s en deze adequaat beheersen. Enkele veelvoorkomende risico’s zijn:
Om grip te houden op verbonden partijen en de risico’s effectief te beheersen, kunnen gemeenten gebruikmaken van verschillende sturingsarrangementen. Hieronder worden enkele veelgebruikte benaderingen beschreven:
Voor wat betreft de risicoanalyse en -beheer brengt de gemeente de risico’s per verbonden partij in beeld aan de hand van een standaard vragenset geënt op bestuurlijke en financiële risico’s. Dit herhaalt de gemeente periodiek (bijvoorbeeld jaarlijks of twee keer per jaar). Het risicoprofiel kan namelijk door de tijd veranderen.
De risicoprofielen neem je mee in een totaal overzicht en per risicoklasse richt je een sturingsarrangement in; dit kan er als volgt uitzien:
Door aan een risicoprofiel een sturingsarrangement te verbinden ga je actief, risicogericht, met verbonden partijen om. Het is aan te raden je verbonden partijen mee te nemen in dit proces, en ook hoe je komt tot het risicoprofiel. Alleen dan weet ook de verbonden partij waar ze aan moeten werken om het risico te verminderen. Juist door het gesprek hierover met elkaar te voeren kom je tot een goed afgewogen risicoprofiel.
De gemeente bespreekt in een breder comité alle risicoprofielen, bijvoorbeeld met strategisch adviseurs, concerncontrol en bestuurders. Samen beoordeel je of de profielen zoals die dan in het dashboard staan ook kloppen met het gevoel. Vanuit de verschillende gevoelens die er zijn kan een risicoprofiel toch net even anders geplaatst worden dan vanuit een meer rationele beoordeling. Vanuit die laatste bespreking kunnen profielen dan ook nog veranderen in de totaalscore en dus in het af te spreken arrangement. Het invoeren van softcontrols, als ‘onderbuikgevoel’ is van toenemend belang in deze beoordeling. Maak wijzigingen die je doorvoert in het sturingsarrangement op basis van deze softcontrols inzichtelijk door dit gestructureerd vast te leggen. Op die manier kan je één en ander ook weer herleiden en voorkom je willekeur in dit proces.
De auteurs van dit artikel zijn beiden betrokken geweest bij verschillende bijeenkomsten over grip op verbonden partijen. Deelnemers waren met name financieel adviseurs, business- en concern controllers. Tijdens deze bijeenkomsten zijn diverse aspecten van het sturen en monitoren op verbonden partijen aan bod gekomen.
Daar waar gewerkt wordt met risicogericht sturen en ook met monitoringsgesprekken is het de vraag waar deze gesprekken vooral op gericht moeten zijn. Vanuit de vraag die daarover gesteld is wordt door deelnemers aangegeven dat 40% moet gaan over doelrealisatie en 26% over de risico’s en maatregelen.
Hieruit blijkt het belang om vooraf heldere afspraken te maken met verbonden partijen over hun bijdrage aan doelrealisatie. Het vooraf overeenkomen van sturingsvariabelen (of effectindicatoren) helpt in de sturing, monitoring en verantwoording. Oftewel het helpt voor meer grip op verbonden partijen.
Dat risicobeheersing als tweede belangrijke gesprekspunt wordt gezien betekent dat je vooraf duidelijke afspraken maakt wat je daar van verwacht als deelnemende organisatie. Heb je daarin dezelfde verwachtingen? Heb je een gezamenlijk beeld bij wat je bedoeld met risicomanagement? Voor je het weet liggen die verwachtingen ver uit elkaar en denkt de ene partij meer in kansen en risico nemen terwijl de ander vooral voorzichtig en risicomijdend is.
Het is opvallend dat in dezelfde bijeenkomst slechts 10% van de deelnemers aangaf te werken met een vorm van risicoprofiel voor verbonden partijen. Bij nadere uitvraag bleek ook dat dit nog niet goed is doorontwikkeld. Wat dat betreft is er op dit gebied nog veel te ontwikkelen met elkaar. Zeker gezien de toename en groei van netwerkorganisaties en verbonden partijen waarin gemeenten, provincies en waterschappen samenwerken is dit van belang.
Het hebben van grip op verbonden partijen is essentieel voor gemeenten om hun doelstellingen te bereiken en risico’s effectief te beheersen. Door een zorgvuldige afweging te maken bij deelname aan verbonden partijen, kunnen gemeenten profiteren van samenwerkingsvoordelen.
Tegelijkertijd moeten ze de risico’s onderkennen en beheersen om ongewenste gevolgen te voorkomen. Met behulp van verschillende sturingsarrangementen kunnen gemeenten risicogericht sturen op verbonden partijen en zo een effectieve samenwerking en beheersing realiseren.
Wil je meer weten over verbonden partijen, word dan lid van het Finoliaportaal. Op verschillende plekken bieden wij informatie en handreikingen aan op het gebied van verbonden partijen:
