“We hollen en vliegen van het ene planning en control product in het andere, en toch zijn we niet in control”
Victoria is als financieel adviseur behoorlijk druk. Met financiële aansluitingen. Kloppen de cijfers en staat alles goed in de kadernota, begroting, tussentijdse rapportage en jaarrekening?
Als Financiële Topper schrijft zij toelichtingen op de financiële afwijkingen. Sommige afwijkingen kunnen maar moeilijk worden toegelicht. Interne doorbelastingen en verrekeningen van salarissen van medewerkers bijvoorbeeld. Een toelichting op de overhead, of op niet behaalde taakstellingen. Ook is ze druk met het zoeken van dekking, de juiste coderingen van facturen, het corrigeren van correctieboekingen en het doorvoeren van vele memoriaalboekingen. Het kost allemaal erg veel tijd.
Het is frustrerend als bedragen niet op nul lopen, of als toelichtingen van budgethouders niet het totale verschil verklaren. Eenvoudig is het niet, het werk van financiën. Victoria zou best meer uren willen besteden aan het totaalplaatje in plaats van aan alle details. Maar ja, de basis moet wel op orde zijn. Dus volop er tegen aan; die drukke baan houdt je wel lekker van de straat…
Martijn is als manager dagelijks druk met personele wisselingen, en met intern opdrachtgever en opdrachtnemer zijn.
Ook moet hij allerlei lijstjes, facturen en budgetten afvinken. Martijn heeft zeer diverse taken die vanuit meerdere systemen op hem afkomen. Taken uit het personeelssysteem voor diverse mutaties en declaraties, de taken uit het zaaksysteem voor postafhandeling, de taak uit het subsysteem met klachten, taken uit het financiële systeem voor factuurafhandeling, en taken uit een ander systeem voor risicomanagement en procesbeheersing. Daarnaast staan er natuurlijk taken in outlook en is er de niet afnemende stroom van e-mails.
De mensen van zijn afdeling maken beleid over jeugdhulp, WMO, onderwijs, cultuur en sport. Martijn blijft met zijn afdeling graag betrokken bij zaken die spelen in de maatschappij. Wat speelt er op straat en bij inwoners thuis? Hoe verloopt de zorg voor oudere en jongere inwoners?
Om zo goed mogelijk te voldoen aan al zijn taken, sluit de afdeling van Martijn interne- en externe contracten af. Het team van financiën mag zorgen voor de nodige budgetboekingen die daarbij horen. En o ja, de financiële controleurs checken vast wel goed of het voldoet aan de aanbestedingsregels. Zolang we niets horen gaat dat vast wel goed…
Victoria en Martijn zijn werkzaam binnen dezelfde organisatie. Ze hebben allebei te maken met de planning en control cyclus; een kadernota, begroting, tussentijdse rapportages en de jaarrekening.
Vanuit de zogenaamde ivoren ‘Toren van Control’ wordt aangestuurd op de noodzaak van planning en control. Martijn denkt er zo het zijne van: ‘Het moet van Financiën, en van het BBV’. Zwaarwegende documenten, geschreven in een taal van vele cijfers, excel overzichten en soms ondoorgrondelijk taalgebruik vinden hun weg naar directie en bestuur. Tijdens vergaderingen met dat bestuur wordt er standaard tijd ingeruimd voor ‘technische vragen’, om de niet- en minder financieel onderlegde raadsleden van financieel-technische informatie te voorzien.
De écht interessante vragen komen pas later aan de beurt; die gaan over de gevolgen van ons beleid op straat.
In hoeverre geven onze planning en control producten inzicht in behaalde inhoudelijke resultaten?
Wat heeft de inwoner gemerkt van ons beleid en onze aanwezigheid?
Is er voldoende begrip geweest voor de inwoners van de gemeente?
Wat zijn de problemen en ook de zorgen voor onze inwoners van morgen?
Inzicht in die zaken kan helpen om met passende, betrouwbare en goede voorstellen en scenario’s te komen.
Martijn en Victoria werken beiden hard en met plezier bij hun organisatie. Toch zijn er over en weer ook de nodige frustraties.
Victoria ziet dat de afdeling van Martijn facturen niet goed boekt. Er is weinig begrip van goed budgetbeheer. De mogelijkheden van aanwezige rapportages en dashboards worden onvoldoende of niet gebruikt.
‘Ik heb toch echt alles al vaker uitgelegd? En zelfs uitgeschreven, en ook heb ik de handleidingen en dergelijke tijdig gemaild. Waarom lezen en begrijpen ‘zij’ dat niet?’…
Martijn wordt af en toe dol van alle regels en verplichtingen die gevraagd worden, vooral vanuit het Team Financiën.
‘Waarom doen ze toch zo moeilijk, die details kunnen toch niet zó belangrijk zijn?’ Het gaat toch niet om het geld maar om het doel? Al die bijzaken houden me van de straat!
Welkom in een wereld van detaillisten, ingewikkelde financiën en schrijvers die geen schrijvers zijn. Een wereld van drukke mensen, met de beste bedoelingen en een hoge loyaliteit aan de organisatie. Mooie mensen die zich vol passie inzetten in maatschappelijk gedreven organisaties. Maar die elkaar niet altijd even goed begrijpen.
Op zoek naar eenvoud en de bedoeling.
Voor een ontwikkeling van planning en control is meer nodig dan denken in nieuwe rollen of andere functienamen. De gedachte dat “een financial controller moet veranderen in een business controller” is niet de oplossing. Uitgebreide, gedetailleerde begrotingen en jaarrekeningen worden er niet anders van. Langdurige processen veranderen daardoor niet. Het is juist een risico dat met minder financial control de problemen in de basis juist groter worden.
Hoe dan wel?
De start van verandering begint niet bij de rol of functie van control. En ook niet met een prachtige en goede visie op control. Echte veranderingen starten met een urgentie (John Kotter). Wat is er werkelijk aan de hand? Waar zijn wij mee bezig? Waar verliezen we onze energie, onze tijd en ons geld?
Waar richten we ons op als het gaat om planning en control?
Zijn we vooral bezig met sturing en monitoring van de input? Het proces of throughput? De output? Of met de outcome? En hoe hebben we het geheel ingericht qua structuur? En wie heeft het totaalplaatje echt in beeld?
De urgentie is vermoedelijk veel breder dan alleen een verandering van de rol van financiën. De wereld van financieel adviseurs, management, directie, bestuur, inwoners en bedrijven lijkt versnipperd.
Is dat niet de echte urgentie als we het hebben over planning en control?
Er is onvoldoende samenhang tussen de bedoeling en de uitwerking daarvan.
Planning en control moet gaan over de inhoud en minder over het geld!
Planning en control gaat over het realiseren van strategische maatschappelijke doelen, en hoe we dat gaan doen. Dat is meer van het management dan van financiën…of is het meer iets van ons allemaal? Met ieder zijn eigen rol? En hoe ziet die rol er dan uit, nu en in de toekomst?
Binnen het Finoliaportaal (Leernetwerk Planning & Control) gaat het niet direct over geld, budgetten en cijfers. Het gaat over de bedoeling, sturen en monitoren op de inhoud. En dat kan op een eenvoudige manier, met begrip tussen directie, managers en financieel adviseurs en controllers. Dat vraagt niet alleen iets van een financieel adviseur en controller; ook van managers vraagt dat kennis en begrip van financiën. Het vraagt om groeiend inzicht in de samenhang en verbanden tussen doelen en middelen.
Binnen ons leernetwerk gaat het dan ook over initiëren van succesvolle veranderingen en het verbinden van inhoud aan mensen en middelen. Daarbij speelt het veranderen van ons gedrag een grote rol.
Doe en denk je mee?
meld je aan bij het Finoliaportaal